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Combien vous coûte le traitement d’un e-mail
Durée de lecture : 3 minutes
Vous êtes-vous déjà posé la question de savoir combien coûtait précisément le traitement d’un e-mail reçu sur la boîte mail “principale” de votre cabinet d’expertise ? Quelques centimes ? Quelques euros ?
Pour y répondre, faisons le calcul ensemble !
Les coûts directs
Sur la base d’un collaborateur / collaboratrice rémunéré 1 500 € nets avant impôts, le coût total mensuel pour l’entreprise est de 2 333 € (source : Service Public), soit 27 993 € par an.
En face de ce coût, la durée réelle de travail est calculée ainsi : 365 jours auxquels on retire :
les week end (108 jours)
les congés (25 jours)
les jours fériés (8 jours en moyenne)
Ce qui donne un total de 224 jours x 7 heures, soit 1 568 heures de travail annuelles.
Un collaborateur n’étant pas un robot, il faut prendre en compte l’improductivité, qui correspond à tous les aléas de la “vraie vie” en entreprise (retards, pauses, réunions, coups de fatigue, pannes informatiques …). Usuellement, le taux d’improductivité retenu est de l’ordre de 15%, ce qui ramène la production effective à 1 568 heures x 0.85 = 1 333 heures / an.
Mais attention, ce n’est pas fini, il ne s’agit que des coûts directs !
Les coûts indirects
Il existe en effet, de nombreux coûts “cachés”, liés à la gestion du personnel, tels que :
le recrutement ;
la mise à disposition d’un espace de travail (prorata du loyer, mobilier, matériel informatique …)
les avantages en nature ;
les formations ;
le management ;
la gestion RH (paies, déclarations sociales, visites médicales …) ;
la gestion des remplacements en cas de congés ou d’absence …
Dans les sociétés de services, il est d’usage de majorer d’au moins 15% les coûts directs, pour inclure ces coûts indirects.
Dans notre exemple, cela ramènerait le coût total annuel à 32 192 €
Sur la base d’une productivité moyenne de 1.5 minute pour traiter un e-mail (lecture du mail, identification du dossier, mise à jour du dossier, renommage des pièces jointes …), cela nous conduit à un coût unitaire de 32 192 € / 1 333 heures x 1.5 minutes / 60 minutes = 0.60 € / par mail.
Ce qui n’est pas inclus
En plus des coûts ci-dessus, ne figurent pas les coûts liés :
aux RTT ;
à la surproduction (manque de travail en cas de périodes calmes) ;
aux primes exceptionnelles ;
aux absences ;
aux contentieux ;
aux formations externes ...
Par mesure de simplicité, nous allons les exclure de ces calculs ; cependant, il faudrait encore majorer les coûts d’environ 10% pour refléter cette réalité.
Conclusion
Chaque mail reçu vous coûtera au minimum 0.60 € !
Sachant qu’un dossier génère en moyenne entre 3 et 4 e-mails (voir notre article "Les 6 règles d’or pour la gestion des e-mails entrants dans les cabinets d’expertise automobile"), cela représente un coût unitaire d’environ 2 € par dossier !
Compte tenu du phénomène de concentration du secteur, de nombreuses structures d’expertise sont désormais amenées à gérer plusieurs centaines de milliers d’e-mails par an, ce qui représente des coûts de traitements annuels à 6 chiffres. L’optimisation de ce poste devient donc un réel enjeu financier.
Et maintenant ?
Quels sont les principaux leviers pour diminuer ce poste de dépenses ?
travailler sur des solutions pour réduire les e-mails reçus (voir notre article "Les 6 règles d’or pour la gestion des e-mails entrants dans les cabinets d’expertise automobile") : moyennant une stratégie suivie sur le long terme, une diminution d’environ 30% peut être envisagée ;
externaliser la gestion de vos e-mails auprès de prestataires spécialisés : ces derniers peuvent vous offrir des coûts de revient inférieurs de 50% par rapport à vos coûts de revient internes.
Si vous souhaitez en savoir plus ou découvrir nos solutions pour la gestion des e-mails, contactez-nous.
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