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Combien vous coûte le traitement d’un e-mail



Durée de lecture : 3 minutes


Vous êtes-vous déjà posé la question de savoir combien coûtait précisément le traitement d’un e-mail reçu sur la boîte mail “principale” de votre cabinet d’expertise ? Quelques centimes ? Quelques euros ?


Pour y répondre, faisons le calcul ensemble !




Les coûts directs


Sur la base d’un collaborateur / collaboratrice rémunéré 1 500 € nets avant impôts, le coût total mensuel pour l’entreprise est de 2 333 € (source : Service Public), soit 27 993 € par an.


En face de ce coût, la durée réelle de travail est calculée ainsi : 365 jours auxquels on retire :

  • les week end (108 jours)

  • les congés (25 jours)

  • les jours fériés (8 jours en moyenne)

Ce qui donne un total de 224 jours x 7 heures, soit 1 568 heures de travail annuelles.


Un collaborateur n’étant pas un robot, il faut prendre en compte l’improductivité, qui correspond à tous les aléas de la “vraie vie” en entreprise (retards, pauses, réunions, coups de fatigue, pannes informatiques …). Usuellement, le taux d’improductivité retenu est de l’ordre de 15%, ce qui ramène la production effective à 1 568 heures x 0.85 = 1 333 heures / an.


Mais attention, ce n’est pas fini, il ne s’agit que des coûts directs !




Les coûts indirects


Il existe en effet, de nombreux coûts “cachés”, liés à la gestion du personnel, tels que :

  • le recrutement ;

  • la mise à disposition d’un espace de travail (prorata du loyer, mobilier, matériel informatique …)

  • les avantages en nature ;

  • les formations ;

  • le management ;

  • la gestion RH (paies, déclarations sociales, visites médicales …) ;

  • la gestion des remplacements en cas de congés ou d’absence …


Dans les sociétés de services, il est d’usage de majorer d’au moins 15% les coûts directs, pour inclure ces coûts indirects.


Dans notre exemple, cela ramènerait le coût total annuel à 32 192 €


Sur la base d’une productivité moyenne de 1.5 minute pour traiter un e-mail (lecture du mail, identification du dossier, mise à jour du dossier, renommage des pièces jointes …), cela nous conduit à un coût unitaire de 32 192 € / 1 333 heures x 1.5 minutes / 60 minutes = 0.60 € / par mail.




Ce qui n’est pas inclus


En plus des coûts ci-dessus, ne figurent pas les coûts liés :

  • aux RTT ;

  • à la surproduction (manque de travail en cas de périodes calmes) ;

  • aux primes exceptionnelles ;

  • aux absences ;

  • aux contentieux ;

  • aux formations externes ...

Par mesure de simplicité, nous allons les exclure de ces calculs ; cependant, il faudrait encore majorer les coûts d’environ 10% pour refléter cette réalité.




Conclusion


Chaque mail reçu vous coûtera au minimum 0.60 € !


Sachant qu’un dossier génère en moyenne entre 3 et 4 e-mails (voir notre article "Les 6 règles d’or pour la gestion des e-mails entrants dans les cabinets d’expertise automobile"), cela représente un coût unitaire d’environ 2 € par dossier !


Compte tenu du phénomène de concentration du secteur, de nombreuses structures d’expertise sont désormais amenées à gérer plusieurs centaines de milliers d’e-mails par an, ce qui représente des coûts de traitements annuels à 6 chiffres. L’optimisation de ce poste devient donc un réel enjeu financier.




Et maintenant ?


Quels sont les principaux leviers pour diminuer ce poste de dépenses ?



Si vous souhaitez en savoir plus ou découvrir nos solutions pour la gestion des e-mails, contactez-nous.


L’équipe WebSaisie


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